Le criticità nella gestione di asset e cespiti aziendali.
Nelle medie e grandi imprese, la gestione di asset e cespiti aziendali rappresenta una delle attività più complesse e critiche per l’IT, il facility management e l’amministrazione. Dagli asset apparentemente più semplici – come arredi, sedute e dotazioni d’ufficio – fino a quelli ad alto valore economico e operativo, come computer, server, periferiche, apparecchiature di laboratorio e impianti, i beni aziendali sono soggetti a continui spostamenti nel tempo.
Il risultato è spesso una perdita di visibilità: non è sempre chiaro dove si trovi un asset, se sia ancora in uso, in quale stato di conservazione si trovi e a chi sia assegnato. A questo si aggiunge l’esigenza di gestire l’intero ciclo di vita dei cespiti, includendo manutenzioni, interventi tecnici, durata, dismissioni e dati utili a ottimizzare costi, riacquisti e conformità normativa.
Se consideriamo la compliance normativa, la gestione del solo scenario di mappatura degli asset reali non può bastare e le attività per riconciliare il libro cespiti con gli asset reali sono spesso poco efficienti perchè molto articolate ed onerose.
La soluzione Cloudhero per l’asset management.
A partire da una specifica esigenza di business, Cloudhero ha progettato e realizzato una soluzione avanzata di asset management pensata per garantire allineamento dei registri, tracciabilità completa e accesso centralizzato alle informazioni. Il sistema consente di seguire ogni cespite fisico lungo il suo naturale ciclo di vita, trasformando i dati operativi in un patrimonio informativo strategico.
Ogni asset può essere associato non solo a descrizione e produttore, ma anche all’azienda proprietaria, all’utente affidatario, al piano o all’ufficio di collocazione, oltre a molte altre informazioni personalizzabili. Questo approccio permette di avere una visione aggiornata e affidabile dell’intero parco cespiti.
Tracciabilità completa degli asset lungo il ciclo di vita.
Una semplice sedia può essere tracciata dal momento dell’ingresso in azienda fino alla rottamazione, passando per le diverse collocazioni operative. Lo stesso vale per asset complessi come server, impianti di climatizzazione, apparecchiature biomedicali o strumenti diagnostici assegnati a reparti ospedalieri.
In caso di invio di un cespite all’esterno per riparazioni o manutenzioni, il sistema registra chi lo ha preso in carico, la data di uscita, lo stato e gli eventi successivi, garantendo piena tracciabilità e responsabilizzazione.
Inventario e gestione cespiti con RFID e cloud SaaS.
Cloudhero ha implementato la soluzione di gestione dei cespiti presso una società di facility management operante in ambito bancario e sanitario. L’applicazione utilizza tag RFID per la marcatura efficiente degli asset, pur supportando anche codici a barre e numerazioni manuali.
Grazie ai tag RFID e a un’app mobile integrata, che comunica con il software centrale in cloud SaaS, è possibile effettuare inventari in modo rapido e accurato all’interno di uffici, reparti o altre strutture. Il sistema rileva automaticamente gli spostamenti degli asset e aggiorna i dati in tempo reale; in caso di dismissione, gestisce anche le relative conseguenze amministrative.
Gestione strutturata dei dati per compliance e ottimizzazione dei costi.
Le informazioni raccolte consentono una gestione strutturata e conforme di asset e cespiti aziendali, facilitando la risposta a verifiche, audit e obblighi di legge. In caso di aggiornamenti normativi, i dati sono immediatamente disponibili, riducendo drasticamente tempi e rischi operativi.
Attraverso l’analisi dei dati, i clienti Cloudhero possono oggi disporre di informazioni precise sul ciclo di vita degli asset, ottimizzarne l’utilizzo, prolungarne la durata e pianificare in modo più efficace riacquisti e investimenti futuri. Un approccio data-driven che trasforma la gestione dei cespiti da costo operativo a leva strategica.